Contexte et justification
COOPEC LA FRUCTUEUSE est une institution financière de référence au Togo. Dans le cadre de l’amélioration de sa gestion documentaire, elle s’est dotée d’infrastructures offrant des espaces adaptés au stockage et à la conservation de ses archives. Afin d’assurer une gestion efficace, sécurisée et pérenne de ses documents, l’institution souhaite recruter un prestataire spécialisé pour réaliser des travaux complets d’archivage physique.
Objectifs de la mission
Objectif général : mettre en place un système d’archivage physique structuré, conforme aux bonnes pratiques.
Objectifs spécifiques :
- Trier les documents selon leur valeur administrative, juridique et historique.
- Éliminer les documents arrivés à échéance, conformément aux règles de conservation.
- Classer les dossiers selon un plan de classement.
- Élaborer une nomenclature et un système de cotation.
- Indexer les boîtes et rayonnages.
- Conditionner les archives dans des contenants adaptés.
- Organiser le stockage afin de faciliter la consultation et la conservation.
Résultats attendus
- Fonds documentaires triés et classés.
- Salle d’archives organisée et fonctionnelle.
- Rayonnages installés et identifiés.
- Boîtes d’archives codifiées et indexées.
- Inventaire des archives disponible.
- Système de recherche rapide des dossiers mis en place.
Description des prestations
a) Installation des équipements — fourniture et pose des rayonnages.
b) Traitement archivistique — tri, élimination, classement, cotation, conditionnement, indexation, rangement et établissement d’un inventaire.
c) Clôture — nettoyage, remise en état des locaux, réception contradictoire des travaux.
Méthodologie
Le prestataire présentera une méthodologie détaillée comprenant le diagnostic initial, le plan de classement, les outils d’indexation, le chronogramme, les mesures de sécurité des documents et l’organisation de l’équipe.
Livrables
- Rapport de démarrage.
- Plan de classement.
- Inventaire des archives.
- Rapport final d’exécution.
- Salle d’archives entièrement organisée.
Profil du prestataire
Le prestataire devra justifier d’une expérience en archivage, disposer d’archivistes qualifiés, des équipements nécessaires et fournir des références similaires.
Dossier de candidature
Offre technique : méthodologie, lettre de soumission, CV du personnel clé, références, attestation d’immatriculation, carte d’opérateur économique.
Offre financière : devis détaillé intégrant main-d’œuvre, équipements, rayonnages, boîtes d’archives, fournitures, transport et frais annexes.
Critères d’évaluation
- Présentation de l’offre : 10 %
- Qualification du personnel : 15 %
- Expérience du prestataire : 15 %
- Méthodologie : 20 %
- Offre financière : 40 %